Allgemeine Funktionsweise des intelligenten Protokolls

Warum intelligent?

Mit Medworker können wiederkehrende (z.B. wöchentlich oder monatlich) Protokolle von Meetings oder Sitzungen “intelligent” abgewickelt werden. Intelligent deswegen, weil Medworker Sie dabei durch folgende Funktionen unterstützt:

• Team-Mitglieder können selbst Agendapunkt einbringen, die dann vom Protokoll-Ersteller einfach übernommen werden können.
• Für jeden Agendapunkt können Besprechungsergebnisse dokumentiert werden.
• Abgeschlossene Protokoll werden archiviert und sind nicht mehr bearbeitbar.
• Nicht abgeschlossene Agendapunkte landen automatisch im Entwurf des neuen Protokolls, sobald das aktuelle Protokoll abgeschlossen wurde. Damit gehen keine Aufgaben verloren.

Wie läuft die Erstellung eines nun Protokolls ab?

Als Vorbereitung wird einmalig ein Protokolltyp (z.B. “Team-Meeting” oder “Jour-Fixe”) erstellt. Danach wird ein neues Protokoll angelegt und der Protokolltyp zugewiesen. Dies ist der Start der Protokollreihe. Alle weiteren Protokolle werden dann vom System automatisch angelegt. Die nachfolgenden Punkte wiederholen sich nun für jedes neue Protokoll.

1. Der Protokoll-Ersteller (dies ist meist der Team-Leiter)  fügt nun, wie auch in anderen Wissensobjekten, einen Titel und eine Kurzbeschreibung hinzu.
2. Als nächstes fügt der Protokoll-Ersteller Agendapunkte hinzu. Hier unterscheiden wir zwischen Information, Diskussion oder Aufgabe.
3. Nachdem alle Agendapunkte hinzugefügt wurden, stellt der Protokoll-Ersteller dieses “Vorab-Protokoll” in seinem Team bereit. Nun haben alle Team-Mitglieder die Möglichkeit auch Agendapunkte einzubringen.
4. Die eingebrachten Agendapunkte werden nun vom Protokoll-Ersteller begutachtet und dann bei Bedarf in das aktuelle Protokoll übernommen.
5. Am Tag des Meetings werden nun alle Punkte die im Protokoll stehen besprochen. Bei jedem Agendapunkt gibt es die Möglichkeit ein Besprechungsergebnis zu hinterlegen.
6. Nach dem Meeting werden besprochene Agendapunkte nun als “abgeschlossen” markiert und das Protokoll abgeschlossen.
7. Nach Abschluss eines Protokolls wird automatisch ein neues Protokoll der Protokollreihe angelegt und alle noch offenen Agendapunkte in dieses übernommen. Nun startet der Protokoll-Kreislauf wieder bei Punkt 1.